La salle de réception : 10 pièges à éviter

1. Il y a un autre mariage en même temps

Certains lieux de réception sont divisés en plusieurs espaces et il est alors possible, voire fréquent, que plusieurs mariages s'y déroulent simultanément.

Assurez-vous alors que vous ne croiserez pas les autres mariés ou, mieux, assurez-vous que vous aurez l'exclusivité du lieu de la réception ce jour-là.

2. La salle n'est pas disponible à l'heure voulue.

Il se peut que le lieu de la réception ne puisse pas être disponible assez tôt pour que vous puissiez le décorer par exemple, ou pour arriver en fin d'après-midi pour y prendre les photos, ou encore pour le vin d'honneur.

Assurez-vous donc que le lieu puisse être mis à votre disposition à temps.

Et renseignez-vous sur le coût supplémentaire que cela peut impliquer : certains "loueurs" n'hésitent pas à appliquer un sur-coût...

3. Nous devons quitter la salle trop tôt.

Le plus souvent, vous disposez de la salle vous appartient toute la nuit sans frais supplémentaire. Mais il arrive aussi que les heures, au-delà de minuit par exemple, vous soient facturées.

Renseignez-vous également sur la législation à propos des nuisances sonores qui peut vous obliger à vider les lieux relativement tôt.

4. Je ne peux pas choisir mon traiteur.

Les lieux de réception travaillent souvent avec une liste de traiteurs ou imposent même parfois un prestataire en particulier.
Avantage : les cuisiniers et serveurs connaissent parfaitement l'endroit et le matériel et donc tout se déroule en général très bien. Dans ce cas, le traiteur est compris dans le forfait proposé. Les salles donnent alors un tarif par personne et non une somme globale pour la location de l'espace.
Inconvénient : si vous aviez choisi un autre traiteur, il faudra y renoncer...
Vous pouvez généralement toutefois vous assurer des services d'un autre traiteur, mais là encore attention au surcoût facturé par le loueur de la salle...

Quelque soit le traiteur auquel vous avez fait appel, vérifiez que les services que vous souhaitez comme par exemple la vaisselle, le nombre de serveurs et leurs horaires de travail, le vestiaire, certains éléments de décoration (fleurs, bougies, serviettes et nappes en tissu...), parking, gardiennage (de la salle et du parking), etc... sont compris dans le forfait proposé. Faites noter tout ceci par écrit.

5. La salle est isolée : où vont dormir les invités ?

Que ce détail concerne tout le monde ou bien seulement une partie des invités, voire même uniquement les jeunes tourtereaux, posez-vous la question !

Pensez à réserver des chambres à l'avance dans les hotels les plus proches. Pour celà, répertoriez les adresses et glissez-les dans vos faire-part, en précisant les tarifs des chambres. Pensez à la fois aux petits budgets et aux personnes désireuses de plus de confort. Proposez de réserver les chambres, et profitez-en pour négocier les tarifs auprès des hôteliers.
Il est parfois possible de proposer un hébergement sur le lieu-même de la réception. Dans ce cas les tarifs peuvent être plus facilement négociés.

6. Il pleut, ou il fait plus chaud ou plus froid que prévu.

Vérifiez que la salle peut-elle être chauffée en cas de fraîcheur imprévue, ou climatisée si la canicule frappe à nouveau.
S'il pleut, assurez-vous que tentes ou chapiteaux peuvent être dressés pour le vin d'honneur.

7. Nous ne savons pas quoi faire de nos invités le lendemain.

Attention ! Vos invités, si sympathiques soient-ils, n'auront certainement pas envie de passer balai et serpillère le lendemain de la fête, surtout si celle-ci s'est prolongée jusqu'au bout de la nuit !...

Vérifiez donc que ce travail-là ne vous incombera pas : dans le cas contraire, n'hésitez pas à faire appel à un prestataire de service.
Souvent, on souhaite prolonger un peu le moment de la fête avec un petit déjeuner, un brunch ou un lunch. Pensez alors à vérifier que la salle sera disponible le lendemain, et demandez ses conditions au prestataire : en général le deuxième jour coûte moins cher que le premier, et le traiteur vous proposera certainement un tarif avantageux.

8. La taille de la salle n'est pas adaptée à la réception.

Renseignez-vous sur la taille moyenne des réceptions organisées précédemment dans ce lieu.
En effet, si la salle est trop petite, les invités n'auront peut-être pas la place de danser, ou le DJ (ou l'équipe d'animation) que vous aurez engagé n'aura pas la place de s'installer pour vous offrir convenablement la prestation pour laquelle vous l'avez engagé.
A contrario, une salle trop grande peut sembler désespérément vide, et si la piste de danse est trop grande, elle paraîtra déserte et n'incitera pas les danseurs à venir s'y "éclater".

9. Point important, qui paraît évident mais qui pourtant ne l'est pas forcément.

Prenez tous les renseignements nécessaires pour vous assurer que la salle répond aux normes en vigueur concernant la sécurité (sortie de secours, extincteurs, etc...) et les installations électriques (le DJ en a besoin...), et que le loueur est déclaré et a bien toutes les autorisations nécessaires et les assurances ad-hoc pour exercer cette activité (la préfecture est le lieu idéal...).

10. Quelques petits plus dans les prestations qui peuvent être proposées.

Un lieu fermé est plus sécurisant pour les parents qui viennent avec leurs enfants ; les services d'une baby-sitter seront également appréciés par ces derniers, ainsi qu'un lieu à l'écart du bruit dans lequel les parents pourront installer un lit pliant ou le landeau pour faire dormir leurs chères têtes blondes...